A LibMate az Országos Széchényi Könyvtár (a továbbiakban: OSZK) vezetésével, iránymutatásával, a Hermész-Soft Kft. közreműködésével fejlesztett és a nemzeti könyvtár tulajdonában lévő integrált könyvtári rendszer, mely a nemzetközi azonosító számok kiosztásától az olvasói kérésekig képes lefedni minden könyvtári munkafolyamatot megfelelve a nemzetközi szabványoknak is.
A rendszer működtetéséhez nem szükséges kliens telepítése, mivel az OSZK ezt Software as a Service, azaz SaaS szolgáltatás keretében üzemelteti. Tehát ez egy felhő alapú szolgáltatás, mely egy folyamatosan rendelkezésre álló aktív területet és a feltöltött adatoknak archív mentési területet biztosító, a Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség (a továbbiakban: KIFÜ) által fenntartott szervereken fut és az adott felhasználó részére beállított URL címen érhető el egy egyedileg megadott virtuális felhasználói felületen keresztül. Ennek előnyei:
- Egyszerű használat: a felhasználóknak nem kell speciális szoftvereket letölteniük és telepíteniük, mivel közvetlenül a böngészőjükből elérhetik, számítógépről vagy akár mobileszközről.
- Gyors igénybevétel: a telepítésen túl a konfigurálással sem kell foglalkoznia a felhasználóknak, ugyanis a szoftvert a szolgáltatáshoz való kapcsolódást követően rövid időn belül el is kezdhetik használni.
- Költséghatékonyság: a karbantartás és a szoftverfrissítés központilag történik. A partnereknek csak a valóban használt funkciókért kell fizetniük, mivel választhatnak a modulok közül.
- Rendszeres frissítések: az OSZK kiemelt figyelmet fordít a hatékony működésre, ezért rendszeresen végez szoftverfrissítést, így az ügyfelek mindig a legfrissebb verzióval dolgozhatnak.
- Elérhető adatok: mivel az adatok a szolgáltatott szoftver esetében a felhőben vannak tárolva, a felhasználók bárhonnan elérhetik azokat. Ezek az adatok nem vesznek el, így egy esetleges számítógépes meghibásodás esetén is biztos helyről érhetőek el.
- Megbízhatóság: a szolgáltatás a KIFÜ redundáns szerverein fut, amellyel biztosított a magas szintű rendelkezésre állás és megbízhatóság is.
A rendszeren belül a funkciók szervezettségét és szabályozottságát a modulok adják, melyek közül kiemelendő az Alaprendszer, az Admin, a Gyarapítás, a Raktárkezelés, az Állomáykezelés, a Katalógus, a Kölcsönzés, Statisztika és az Olvasói katalógus (OPAC):
- Alaprendszer: keretbe foglalja a modulokat, biztosítva azok funkcionális működését, illetve kooperációját. Főbb funkciói: modulok közötti adatkapcsolatok biztosítása, workflow menedzsment, háttérfolyamat menedzsment, interface menedzsment.
- Admin: itt szerepel mindazon funkciók összesége, amelyek a könyvtári adminisztrációt biztosítják, valamint lehetővé teszi a könyvtárak egyedi kezelési módjának beállítását is. Főbb funkciói: munkafolyamatok paraméterzése és konfigurálása, felhasználói jogosultságok kezelése és beállítása, funkciók elérését korlátozó szabályok kezelése, munkafolyamatok naplózása.
- Gyarapítás: az állomány gyarapítást támogató funkciók összeségét szolgálja ki, mint például dezideráta-kezelés, rendelés, számlaérkeztetés, költséghelyek beállítása és kezelése. Főbb funkciói: az előszerzeményezés céljából készített bibliográfiai rekordok (beszerzési javaslat, dezideráta) kezelése, deziderátumból beszerzési tétel és ezzel egy rendeléshez kapcsolható tétel létrehozása, a különböző rendelési típusok és gyarapítási módok kezelése.
- Raktárkezelés: ez a komponens felel az adott felhasználó állományában található példányokon végrehajtható műveletekért és azok ellenőrzéséért. Főbb funkciói: egyéni és tömeges példányműveletek elvégzése, raktári kérések kezelése, a könyvtári állomány-nyilvántartásban szereplő példányok meglétének ellenőrzése, tehát biztosítja és automatizálja az állomány-ellenőrzés munkafolyamatait.
- Állománykezelés: biztosítja a teljes leltári állomány, valamint az állományból a nemzeti vagyon körébe tartozó kulturális javak nyilvántartását. Főbb funkciói: leltári számok, vonalkódok, illetve raktári jelzetek nyilvántartása, a fentiek automatikus hozzárendelése az érkeztetett dokumentumokhoz, apasztási folyamatok elvégzése és törlési jegyzékek készítése, példánytörténetek nyomonkövetése (gyarapítás, utolsó módosítás, tranzakciók).
- Katalógus: segítségével a felhasználó képes arra, hogy szabványos bibliográfiai, besorolási és példányrekordokat hozzon létre, módosítson, másoljon. Főbb funkciói: hagyományos és elektronikus dokumentumok tartalmi és formai feltárása, egyirányú és kölcsönös rekordkapcsolatok kialakítása és kezelése, rugalmas adatbeviteli felület kialakítása, lokális névtér entitások létrehozása és szerkesztése.
- Kölcsönzés: a dokumentumok tranzakcióit és a kölcsönzési szolgáltatással kapcsolatos adminisztrációt biztosító funkciók összessége. Főbb funkciói: dokumentumforgalmazási szabályok meghatározása, olvasói kategóriák és a velük kapcsolatos politikák konfigurálása, példányokra vonatkozó politikák meghatározása, virtuális kollekciók létrehozása és összekapcsolása.
- Statisztika: biztosítja a felhasználók számára az állományukra és tranzakciókra vonatkozó adatok lekérdezését. Főbb funkciói: éves OSAP jelentés szerinti előre definiált lekérdezések indítása, egyedi riportok készítésnek lehetősége, az adatok grafikus megjelenítése, a kimutatások exportálása.
- Olvasói katalógus (OPAC): biztosítja a könyvtár használói számára a katalógus és az olvasói profilok, tranzakciók elérését. Főbb funkciói: többszempontú keresések és keresési lehetőségek biztosítása, a találati lista további szűkítése, pontosítása facetták segítségével, olvasói adatok és tranzakciók megtekintése, előjegyzések és foglalások indítása.
A rendszer egyedisége, hogy a partnerek által rögzített munkatársak személyre tudják szabni az egyes modulok megjelenítési felületét, ezzel is gyorsítva a mindennapi munkavégzésüket. Ezentúl a már fent említett jogosultságkezelésnek köszönhetően a munkafolyamatok is szabályozhatóak.
A folyamatos fejlesztés és a korszerűsítés mellett szeretnénk egy egységes, felhasználóbarát és letisztult könyvtári rendszer alternatívát biztosítani az ország valamennyi könyvtártípusa számára.